MAKALAH KNOWLEDGE MANAGEMENT

By: Unknown on 06.41

Bab I

Pendahuluan

a.  Latar Belakang

Pada tahun 2015, Indonesia bersama – sama negara ASEAN lainnya (Malaysia, Filiphina, Singapura, Thailand, Brunei Darussalam, Kamboja, Vietnam, Laos dan Myanmar) akan merealisasikan ASEAN  Economic Community (AEC). AEC merupakan salah satu kesepakatan yang dibuat dalam KTT XI di Bali pada tahun 2003 dan disepakati akan diberlakukan secara resmi pada tahun 2015 nanti. Konsep komunitas yang telah disepakati ini akan membentuk pasar tunggal ASEAN yang diharapkan dapat membentuk pasar dan basis produksi yang integratif sesama anggota ASEAN agar dapat kompetitif di dunia global, sehingga ASEAN dapat menjadi kawasan yang memiliki daya saing tinggi dalam perekonomian dunia. Pertanyaannya, mampukah Indonesia berkompetisi dengan negara – negara ASEAN lainnya? Salah satu hal penting yang dapat menyukseskan kompetensi Indonesia dalam berkompetisi antar sesama anggota ASEAN adalah “pendidikan” dengan pendidikan yang baik maka terbentuklah Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul.

Pada kenyataannya, pendidikan di Indonesia masih jauh tertinggal dengan negara – negara ASEAN lainnya. Hal ini diakibatkan kurangnya “Knowledge Management” dalam mengatur keadaan tersebut.

“The ability to manage knowledge is crucial in today ’ s flow economy. The creation and diffusion of knowledge have become increasingly important factors in competitiveness.” - Bill Wolf (2001)

“Kemampuan untuk mengatur pengetahuan saat ini berkesinambungan dengan lajur perekonomian. Kreasi dan pengalihan fungsi pengetahuan yang dimiliki menjadi penambahan faktor penting dalam berkompetisi” - Bill Wolf (2001)

Sayangnya, saat ini masih banyak yang tidak mengetahui pengertian dan pengaplikasian “Knowledge Management” dalam dunia nyata.

Pada kesempatan kali ini, kami kelompok VII akan memaparkan hasil diskusi kami tentang “Knowledge Management” dengan harapan, tujuan kami untuk berbagi pengetahuan dapat terlaksana dengan baik.

b.  Identifikasi Masalah

1.    Mengindentifikasi pengertian “Knowledge Managamenet (KM)”

2.    Mengidentifikasi tujuan KM dalam kehidupan sehari – hari.

3.    Mengetahui elemen – elemen Knowledge Management.

c.   Rumusan Masalah

1.    Apa pengertian Knowledeg Management menurut para ahli?

2.    Bagaimana cara menerapkan Knowledge Management untuk menangani suatu masalah ?

3.    Apa kegunaan diterapkannya Knowledge Management dalam suatu perencanaan ?

4.    Apa saja jenis Knowledge Management dan bagaiman cara pengaplikasiannya ?

d.  Tujuan Masalah

1.    Menginformasikan kepada pembaca pengertian Knowledge Management dan cara pengaplikasian Knowledge Management.

2.    Menginformasikan kepada mahasiswa pentingnya pengaplikasian Knowledge Management.

Bab II

Pembahasan

a.  Definisi Konseptual

Menurut para ahli :

-       Horwitch dan Armacost (2002) mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak dengan tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung strategi bisnis. [1]

-       Davidson dan Voss (2002) mendefisinikan manajemen pengetahuan sebagai sistem yang memungkinkan perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman, dan kreatifitas para stafnya untuk perbaikan kinerja perusahaan. [1]

-       Santoso dan Surmach (2001) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai – nilai dari intelectuall dan aset yang berbasiskan pengetahuan.2

-       Bergerson (2003) manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan. 2

-       Shelda Debowski (2006) Knowledge management adalah proses dalam mengidentifikasi, menangkap, mengorganisasi dan menyebarkan aset-aset intelektual yang sangat penting untuk kinerja [1]jangka panjang organisasi. 2

-       Tiwana (1999)  Mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemini pengetahuan sebagai “.......... management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage. 2

” Knowledge management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan, dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies.”

Knowledge management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.

b.  Penelitian Relevan

Knowledge Management In Theory and Practice

By : Kimiz Dalkir

Knowledge Management aims to control existing knowledge and knowledge sharing within an organisation, and increasing conditions for innovation and knowledge creation (McElroy, 2000).

Hailey and James (2002) build on case studies of nine ‘successful’ South Asian NGOs in order to comment on how NGOs learn. They conclude that the single most important factor affecting organisational learning is a learning leader.

Knowledge Management bertujuan untuk mengendalikan pengetahuan yang ada dan berbagi pengetahuan dalam sebuah organisasi, serta meningkatkan kondisi untuk inovasi dan penciptaan pengetahuan (Mc. Elroy 2000).

Hailey James (2000) membangun studi kasus dari sembilan “sukses” LSM Asia Selatan untuk mnegomentari bagaimana LSM belajar. Mereka menyimpulkan bahwa faktor paling penting yang memengaruhi pembelajaran organisasi adalah pemimpin pembelajaran.

c.   Pembahasan

1.    Pengertian Knowledge Management[2]

Knowledge Management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah organsisai.

Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisassi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Konsep Knowledge Management ini meliputi pengelolaan Sumber Daya Mansuia (SDM) dan teknologi informasi (IT) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis

Belakangan ini, persaingan bisnis semakin pesat terjadi. Terlebih, akan diadakannya pasar bebas ASEAN pada tahun 2015 perusahaan – perusahaan yang tidak memiliki daya saing tinggi dan perencanaan yang matang akan tertinggal. Untuk itulah peran Knowledge Management sangan penting.

2.    Jenis Penerapan Knowledge Management4

1.    Tacit Knowledge

Tacit knowledge adalah manajemen pengetahuan yang sulit dilihat secara kasat mata, atau bersifat personal. Pengetahuan ini dikembangkan memlalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikembangkan. Pengetahuan ini biasanya tidak terlihat dalam bentuk tulisan namun dapat terukur melalui kinerja seseorang.

2.    Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai :

-     Dapat diucapkan secara tepat dan resmi.

-     Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan.

Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.

Penerapan contoh explicit knowledge adalah adanya Standard Opertional Procedure (SOP) yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan mengenai manajemen yang ada di suatu perusahaan.

Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.

Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001) : [3]

Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah :

1.    Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.

2.    Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah: 3

1.    Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.

2.    Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.

3.    Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.

4.    Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

5.    Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal.

3.    Elemen – Elemen Knowledge Management

1.  People

Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

2.  Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

3.  Processes

Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.

4.    Tujuan Penerapan Knowledge Management

Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:

1.  Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.

2.  Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.

3.  Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.

4.  Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

Bab III

Penutup

a.  Kesimpulan

Knowledge Management memiliki fungsi yang sangat penting dalam kehidupan. Didukung dengan pengaplikasian yang baik dari “sang aktor”  Knowledge Management akan sangat terasa manfaatnya.

“Most executives will state that their greatest asset is the knowledge

held by their employees.. ” - Nicols (2000)

“Kebanyakan para atasan menempatkan harta terhebat mereka adalah pengetahuan yang di terapkan oleh karyawannya” – Nicols (2000)

Maksudnya, Knowledge Management yang dimiliki oleh seseorang merupakan harta yang sangat berharga terutama saat di aplikasikan dalam dunia industri. Seseorang yang memiliki pengetahuan akan lebih mudah mendapatkan pekerjaan dan bersaing di dunia kerja. Begitu pula jika kita ingin menjadi seorang pemimpin atau manajer. Knowledge Management sangat dibutuhkan guna menciptakan suasana tempat kerja yang produktif dan optimal.

b.  Saran

Mahasiswa sebagai Stake Holder pembangunan sudah sepatutnya mengaplikasikan Knowledge Management dengan baik dan dijadikan acuan dalam peningkatan mutu dan tingkat produktifitas masyarakat Indonesia khususnya saat mengabdi pada mayarakat nanti.

Selain itu, para pembaca lain juga diharapkan dapat menyimak materi ini dengan baik sehingga terciptanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul dan kompetitif dalam menyambut persaingan global AEC (ASEAN Economic Community) 2015.

Daftar Pustaka

Sangkala, knowledge management, Jakarta. PT. Raja Gravindo Persada 2007

James J. Stapleton. Guide to Knowledge Management. Ciracas, Jakarta 2005

http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html

---

[1] Sangkala, knowledge management, Jakarta. PT. Raja Gravindo Persada 2007

[2] James J. Stapleton. Guide to Knowledge Management. Ciracas, Jakarta 2005

[3] http://pengertianmanagement.blogspot.com/2012/11/pengertian-knowledge-management.html