A. Meramalkan Masa yang Akan Datang
pada
suatu organisasi terutama organisasi dalam bidang pendidikan, penerapan
pendekatan sistem sangat diperlukan sekali. Maksud dari pendekatan sistem
ini adalah untuk mengetahui lingkungan eksternal dan internal yang ada di
organisasi pendidikan secara keseluruhan, sehingga dapat memberikan gambaran
bentuk proses perencanaan yang akan dilakukan dalam bidang pendidikan dengan
menggunakan analisis sistem dari sistem-sistem yang bersifat kompleks.
Semakin
berkembangnya proses dan metode pendidikan di suatu negara, membuat para
manajer pendidikan melakukan perencanaan yang sifatnya jangka panjang atau
untuk masa yang akan datang. Di masa yang akan datang semua aplikasi atau
penerapan teknik-teknik perencanaan dilakukan menggunakan pendekatan sistem
yang mempunyai pengaruh besar bagi organisasi.
Dengan
perencanaan, seorang perencana dapat menggambarkan apa yang akan terjadi di
masa yang akan datang. Kegiatan memperkirakan atau memprediksi kondisi keadaan
di masa yang akan datang tersebut menggunakan pendekatan forecasting.
Menurut
Spyros G. Makridakis, ada beberapa faktor yang mempengaruhi ketepatan
forecasting, yaitu :
1. The
time horizon of forecasting (waktu
peramalan di masa depan)
2. Technological
change (perubahan
teknologi)
3. Barriers
to entry (rintangan
yang diterima)
4. Dissemination
of information (penyebaran
dalam informasi)
5. Elasticity
of demand (elastisitas
permintaan)
6. Consumer
versus industrial products (konsumen
lawan produk industri)
B. Peninjauan Ulang terhadap Pendekatan
Sistem
Pendekatan
sistem memerlukan dan membutuhkan pengetahuan dasar yang berasala dari
teori-teori sistem secara umum, serta memiliki relevansi dalam berbagai
kegiatan ilmiah dan kegiatan praktis. Pendekatan teori sistem meliputi
pengaplikasian konsep yang relevan berdasarkan teori sistem secara umum untuk
mempermudah pemahaman terhadap teori-teori organisasi dan praktek manajemen.
Analisis
sistem merupakan suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan
masalah atau pengambil keputusan. Analisis sistem meliputi :
1. Kesadaran akan adanya suatu masalah
2. Identifikasi berbagai alternative
3. Analisis dan sistematis dari bebagai
faktor
4. Penentuan suatu cara pemecahan
masalah secara optimal
5. Program kegiatan
Analisis sistem akan membantu
menemukan aspek-aspek dan aplikasi dalam pemecahan masalah teknologi, ekonomi
dan sosial yang dihadapi oleh manusia. Misalnya dalam menyelidiki
hubungan-hubungan suatu sekolah dan lingkungan dalam menghadapi
tantangan-tantangan perubahan perilaku sosal masyarakat di sekitar sekolah,
maka untuk melihat secara utuh dapat digunakan teknik-teknik analisis sistem.
Manajemen sistem meliputi aplikasi
konsep sistem dalam pengelolaan organisasi akan terus berkembang dan
berpengaruh terhadap kegiatan pendidikan. Meningkatnya aplikasi manajemen
sistem pada organisasi seperti universitas, sekolah dan lembaga pemerintahan.
Diharapkan manajer organisasi akan mengarahkan perhatiannya pada perancangan
sistem yang tepat untuk meningkatkan pencapaian tujuan organisasi.
C. Aplikasi Sistem pada Organisasi
Sistem
sosial baru selalu muncul dalam organisasi dan berkembang sesuai dengan
kebutuhan individu, kelompok maupun masyarakat secara luas. Salah satu hal yang
sangat penting adalah muncul dan berkembangnya beraneka ragam organisasi dengan
skala besar sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pendekatan sistem akan semakin
banyak digunakan untuk semua jenis organisas. Secara umum sistem memandang
organisasi sebagai suatu sistem sosioteknis dengan sub sistem yang saling
berhubungan (tujuan-tujuan, nilai-nilai, teknologi, struktur, psikologi, dan
manajerial) yang akan berguna bagi organisasi.
Dalam
membangun budaya organisasi, sistem sosial sangat dibutuhkan tertama bagaimana
sistem sosial dijadikan sasaran dalam pemberian pelayanan terhadap pelanggan
eksternal. Dengan memahami sistem sosial yang ada di masyarakat, maka
organisasi mendapat keuntungan dari segala macam sudut pandang. Penekanan pada
aplikasi pendekatan sistem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai
konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah
pengambilan keputusan, penggunaan konsep sistem dan informasi serta arus
komunikasi dalam manajemen program adalah tepat pada berbagai jenis organisasi.
Pendekatan
sistem membantu manajer untuk mempermudah dan memberikan karakter baik bagi
manajer untuk menghadapi masalah dan perubahan-perubahan yang dihadapi
organisasi. Pendekatan sistem tidak membatasi seseorang untuk berfikir tentang
organisasi sebagai struktur yang bersifat mekanistis dan birokratis. Akan
tetapi dapat meperluas dan menambah jaringan untuk memecahkan masalah. Di masa
yang akan datang organisasi-organisasi dari berbagai jenis harus menjawab atau
bereaksi terhadap perubahan teknologi atau sosial. Dalam hal ini, pendekatan
sistem terbuka sangat dibutuhkan organisasi untuk berkembang dan memberikan
dasar untuk proses adaptasi organisasi dengan kebutuhan pelanggan.
D.
Pendekatan
Sistem dalam Hubungannya dengan Organisasi
Telah
diketahui bahwa pendekatan sistem menekankan pada aplikasi organisasi secara
perseorangan, memahami hubungan-hubungan antar organisasi, dan sistem
distribusi serta perencanaan anggaran organisasi. Dalam suatu organisasi formal
tertanam suatu lingkungan, norma dan nilai yang baik, dan terdapat kumpulan
masyarakat luas yang bersifat kompleks.
Kesaling
ketergantungan antara organisasi dalam kehidupan moderen dicerminkan oleh bertambahnya
penekanan terhadap sistem dan semua komponen organisasi yang tidak dapat
dilepaskan dari sistem manajemen. Pada pendekatan sistem yang paling sering
muncul dalam suatu organisasi adalah hubungan teknis yang bersifat sederhana
sampai pada hubungan yang bersifat rumit, tujuan dari pendekatan sistem dalam
organasisi yaitu terjadinya hubungan timbal balik antara komponen-komponen yang
ada dalam organisasi yang menghasilkan suatu produk dari organisasi tersebut.
Pendekatan
sistem merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara
komponen dalam organisasi, setiap organisasi akan menugaskan anggotanya untuk
ikut serta secara bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan
organisasi.
E.
Pendekatan
Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan
Organisasi
merupakan sub sistem dari lingkungan sosiokultural yang lebih luas, dengan
pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan- hubungan
dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, dan mentransformasikannya
dengan cara mengembalikannya dalam bentuk output pada lingkungan.
Pada
beberapa dekade, perhatian terpusat pada hubungan-hubungan antara manusia,
organisasi, dan lingkungannya. Dengan pendekatan sistem yang terbuka memberikan
suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan
organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini lebih banyak dihadapkan dalam
masalah social, teknologi dan lingkungan.
Menurut
Degreene yang dikutip dalam Mukhneri, ada beberapa tahap yang dapat diikuti
dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengn lingkungan social,
diantaranya adalah :
1.
Mengenali
masalah-masalah yang ada dalam pendekatan sistem.
2.
Menentukan
sub sistem, hubungan timbal balik dan men dapatkan informasi mengenai input,
output, misi, hambatan dan lain-lain.
3.
Menentukan
program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembutn model dan yang
diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.
Salah
satu dari masalah terpenting yang dihadapi oleh organisasi mendatang adalah
tentang evaluasi bagi setiap unjuk kerjanya masing-masing, sedangkan pada
organisasi yang mempunyai masalah-masalah pengukuran dan evaluasi kerja antara
lain :
1. Universitas
2. Rumah
sakit
3. Sekolah
4. Instansi-instansi
masyarakat lainnya.
Menurut
Mary, John, dan Richard menjelaskan interaksi organisasi dengan lingkungan
sebagai berikut :
“They
obtain resource input from the environment as product outputs. If everything
work right, suppliers value the organization and continue to provide needed resources,
employes infuse work activities with their intellects, and customers and
clients value the organization’s outputs enough to create a continuning demand
for them.”
“Mereka
memperoleh input sumber daya dari output produk. Jika, semuanya bekerja dengan
baik, pemasok menghargai organisasi tersebut dan terus memberikan sumber daya
yang dibutuhkan, para petugas melakukan aktivitas kerja dengan kecerdasan
mereka miliki, dan pelanggan atau klien menghargai output organisasi yang cukup
untuk memenuhi permintaan secara berkelanjutan bagi mereka.”
Pendekatan
sistem memberikan cara yang lebih baik untuk pengukuran unjuk kerja organisasi
dan unjuk kerja social yaitu melalui analisis sistem, analisis keuntungan dan
sistem perencanaan anggaran yang digunkan untuk membantu penyusunn tujuan,
mengevaluasi alternative yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan.
F.
Peranan
Manajer
Setiap
perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang
menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk
diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan atau diperankan para
manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk
menjalankan peran-peran tersebut. Untuk itu, peranan manajer sangat diharapkan
dapat memacu laju perkembangan suatu perusahaan.
Peranan yang dimainkan oleh manajer
terbagi menjadi tiga, yaitu:
1.
Peran antarpribadi
Merupakan
peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan
simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan
penghubung.
2.
Peran informasional
Meliputi
peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru
bicara.
3.
Peran pengambilan keputusan
Yang
termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah
masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Manajer yang memimpin beberapa karyawan, biasanya memberikan
pelimpahan masalah kepada karyawannya berupa tugas-tugas pekerjaan yang harus
di selesaikan tepat pada waktunya. Untuk itu, seorang manajer harus mampu
memberikan keputusan bagi tugas yang telah dikerjakan oleh karyawannya demi
terjaminnya mutu kerja yang telah dijunjung bersama. Konflik yang diciptakan
oleh seorang manajer bagi karyawannya ini bertujuan untuk meningkatkan para
karyawan dalam bekerja, sehingga tujuan perusahan bisa terwujud dengan baik.
Sebagai contoh, manajer sebuah perusahaan yang bergelut dibidang pemrograman,
biasanya memberikan konflik berupa tugas kepada karyawannya untuk membuat
sebuah program. Kemudian bila program telah dibuat, maka manajer harus
menganalisa program tersebut dan memberikan keputusan apakah program tersebut
layak dan sesuai permintaan atau belum. Bila program tersebut belum layak, maka
manajer memberikan perbaikan atau meminta karyawannya untuk memperbaiki
kesalahan yang ada pada program tersebut dengan waktu yang sesingkat mungkin.
Untuk menghidari hal seperti itu,
manajer harus mempunyai beberapa keterampilan, diantaranya:
1.
Keterampilan
konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager)
harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi
kemajuan organisasi.
2.
Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Manajer harus mahir berkomunikasi
atau memiliki keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga
keterampilan kemanusiaan.
3.
Keterampilan
teknis (technical skill)
Keterampilan teknis ini merupakan
kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program
komputer, memperbaiki mesin, akuntansi , dan lain-lain.
Dengan dibekali keterampilan diatas, seorang manajer akan
lebih peka terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan, selain itu dia
juga akan dapat segera membuat pemecahan dari masalah tersebut. Dalam
mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu
sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasikan
subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mengidentifikasikan masalah,
manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian
sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer
mengidentifikasikan berbagai solusi alternative, mengevaluasinya, memilih yang
terbaik, menerapkannya, dan membuat suatu tindakan untuk memastikan bahwa
solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
Selain itu yang dilakukan oleh
manajer :
·
para
manajer bekerja dengan dan melalui orang-orang (manusia).
·
Para
manajer bertindak sebagai saluran komunikasi di dalam organisasi mereka.
·
Para
manajer bertanggung jawab terhadap hasil yang dicapai oleh organisasi mereka.
·
Para
manajer mengimbangkan tujuan-tujuan yang bersaingan satu sama lain, dan mereka
menetapkan prioritas-prioritas.
·
Para
menejer harus berfikir secara analitikal dan konsepsional.
·
Para
manajer merupakan ahli-ahli politik.
·
Para
manajer merupakan diplomat.
·
Para
manajer-manajer mengambil keputusan-keputusan pelik.
Peranan yang dimainkan oleh manajer pada umumnya antara
lain:
1. Peranan antar pribadi (interpersonal
roles)
·
Pembuka
simbolis (figure head)
Misal
: menerima dan menjamu menghadiri perkawinan karyawan, dan upacara-upacara
seremonial lainnya.
·
Pemimpin
(leader)
Misal
: mengatur, mendidik, memimpin, memberikan motivasi, bimbingan, nasihat, dan
lain-lain kepada bawahan.
·
perantara
(lialison)
Misal
: berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, rekanan, pemerintah,
partner,dan sebagainya
2. Peranan informasional (informational
roles)
·
Monitoring
aliran informasi (monitor)
Memantau
darimana informasi itu berasal dan kemana informasi itu diberikan.
·
Penentuan
informasi (disseminator)
Menyebarkan keputusan-keputusan baru
kepada bawahan.
·
Perwakilan
(spoker person)
Sebagai
wakil organisasi seperti ikutan pertemuan atau seminar
3. Peranan pembuatan keputusan (decisional
roles)
·
Wiraswasta
(entrepreneurship)
Inisiatif
dan kreatif
·
Penangkal
kesulitan (disturbance handler)
Penanggulangan
pemogokan, pembatalan kontrak, penampung keluhan, kekurangan bahan, dan
lain-lain.
·
Pengalokasian
sumber daya (resources allocator)
Kepada
siapa, kapan, untuk apa, bagaimana sumber daya dialokasikan.
·
Negosiator
(negotiator)
Perundingan
dengan serikat buruh, klien, dan pihak-pihak lain.
Disamping itu dapat pula di katakana (sehubungan dengan
fungsi-fungsi manajemen yang telah kita kenal) bahwa seorang manajer :
1. Menyusun
rencana-rencana
Manajer
menentukan arah tindakan-tindakan guna mencapai hasil dan sarana-sarana yang
digariskan. Hal itu mencangkup tindakan “peramalan” penetapaan sasaran-sasaran
dan mengembangkan prosedur-prosedur.
2. Melaksanakan
pengorganisasian
Manajer
menciptakan hubungan-hubungan otoritas dan tangung jawab yang di perlukan. hal
tersebut meliputi penggarisan syarat-syarat , memilih staf, memberikan delegasi
dan melaksanakan komunikasi.
3. Memimpin
Seorang
manajer mengkombinasi upaya-upaya guna memastikan pencapaian sasaran-sasaran.
hal tersebut antara lain mencangkup :
·
pengambilan
keputusan, melaksanakan briefing kepada stafnya, mendengar dan
menyelesaikan aneka macam konflik yang muncul.
·
Manajer
harus memotivasi : manajer membentuk dan mempertahankan enthusiasm dan moral
tinggi.
Hal
itu antara lain mencangkup aktifitas : pengobservasian, evaluasi, keterlibatan,
tindakan-tindakan dan komitmen-komitmen.
4. Melaksanaan pengawasan
·
Manajer
harus berupaya untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang ada, dan
sasaran-sasaran yang di gariskan, dicapai. Manajer harus mencari penyebab
kegagalan-kegagalan,guna memperbaikinya pada masa mendatang.
·
Hal
tersebut mencangkup : analisis hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan
rencana-rencana yang ada, tindakan-tindakan, dan follow-up.