MONITORING

By: Unknown on 08.27

Pengertian Monitoring

Pengertian dan definisi pengawasan telah banyak dan panjang lebar dibicarakan para ahli. Beikut pengertian monitoring ( pengawasan ) menurut para ahli :

1. Siagian ( 1970 : 107 ) : mengemukakan bahwa pengawasan sebagai proses pengamatan dari pada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjalin agar semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah di tentukan sebelumnya .

2. Handoko (1995:359) : mendefinisikan pengawasan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Hal ini berkaitan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.

3. Sarwoto (1987:93) : menjelaskan pengawasa adalah kegiatan manajer yang mengusahakan agar pekrjaan-pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

4. Soekarno K (1968:107) : mendefinisikan pengawsan sebagai suatu proses yang menentukan tentang apa yang harus dikerjakan, agar apa yang diselenggarakan sejalan dengan rencana.

Prinsip Monitoring (Pengawasan)

Prinsip pengawasan sangat diperlukan oleh seorang pimpinan atau manajer dalam membandingkan rencana dengan pelaksanaan adalah sebagai berikut :

a. Prinsip perencanaan merupakan suatu standar atau alat pengukur dari pada suatu pekerjaan yang. Rencana menjadi petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak.

b. Prinsip wewenang merupakan suatu kegiatan pemimpin dalam memberikan kepercayaan kepada bawahan dalam melakukan sistem pengawasan. Wewenang dan instruksi-instruksi yang jelas harus dapat diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan pelimpahan wewenang dapat diketahui apakah bawahan sudah melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik.

c. Prinsip tercapainya tujuan. Pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreksi) unutk menghindarkan penyimoangan-penyimpangan dari rencana yang disusun sebelumnya.

d. Prinsip efisiensi. Pengawasan dikatakan efisien apabila dapat menghindarkan penyimpangan dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

e. Prinsip tanggung jawab. Pelaksaaan pengawasan yang efektif dan efisien menurut tanggung jawab penuh dari seorang pimpinan atau manajer terhadap pelaksanaan rencana organisasi.

f. Prinsip masa depan. Kegiatan pengawsan yang efektif dan efisien harus ditunjukkan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun pada masa yang akan datang.

g. Prinsip pengawasan langsung. Teknik pengawsan yang paling efektif adalah mengusahakan adanya manjer bawahan yang berkualitas baik.pengawsan itu dilakukan oleh manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah.

h. Prinsip penyesuaian dengan organisasi. Pengawsan yang dilakukan hendaknya sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan bawahannnya merupakan sarana unutk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

i. Prinsip pengawsan individual. Pengawsan harus sesuai dengan kebutuhan manajer. Teknik pengawasan harus ditunjukkan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung
pada tingkat dan tugas manajer.

j. Prinsip standar. Pengawasan efektif dan efisien dalam organisasi memerlukan standar yang tepat, dan akan dipergunakan sebagai acuan atau alat ukur pelaksanaan dan tujuan yang dicapai.

Tujuan dan Fungsi Monitoring (Pengawasan)

a. Pemeriksaan
b. Pengujian dan penilaian
c. Pengurusan
d. Peninjauan
e. Pengamatan dan pemantauan
f. Kunjungan staf
g. Pembinaan yang dilakukan oleh pimpinan
h. Pengendalian
i. Penertiban
j. Mengusahakan suatu struktur yang terorganisir
k. Mengusahakan supervisi
l. Mengusahakan informasi yang akurat
m. Pencapaian hasil
n. Meningkatkan keterampilan kerja
o. Mendapatkan atau memperoleh umpan balik

Jenis Monitoring (Pengawasan)

Dalam pandangan para ahli terhadap perbedaan-perbedaan yang berhubungan dengan jenis pengawasan sesuai dengan pemahaman mereka masing-masing , diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Pengawasan Preventif 
Usaha-usaha pengawasan yang dilakukan pimpinan terhadap pekerjaan yang dilakukan pegawai dilihat sebelum terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya s=dapat dilakukan dengan pengawasan preventif.

b. Pengawasan Represip
Pengawasan yang dilakuakan pada akhir kegiatan dikenal dengan pengawasan represif. pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan atau kegiatan dilaksanakan.

c. Pengawasan Langsung 
Jenis pengawasan berikutnya adalah pengawasan langsung atau dapat juga dikatakan sebagai kegiatan monitoring. Pengawasan langsung adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara mengunjungi dan melakukan pemeriksaan ditempat terjadinya pelaksanaan pekerjaan, apakah berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan pengawas dan pemimpin organisasi.

d. Pengawasan tidak langsung 
Pengawasan tidak langsung dilakukan pemimpin dengan melihat dokumen-dokumen, tanpa langsung melihat ke lapangan tempat dilaksanankannya pekerjaan.

e. Pengawasan Formal
Pengawasan formal sebagai pengawasan resmi oleh lembaga-lemabag pengawasan maupun oleh aparat pengawasan yang mempunyai legalitas tugas dalam bidang pengawasan.

f. Pengawasan Non-formal 
Pengawasan nonformal sebagai pengawasan yang dilakukan masyarakat berfungsi sebagai social control. Pengawasan nonformal adalah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat, baik langsung maupun tidak langsung.

g. Pengawasan Administratif 
Pengawasan Administratif sebagai kegiatan yang melihat pekerjaan dari ketatalaksanaan pelaksanaan program kerja organisasi atau perusahaan. Pengawasan administratif adalah pengawasan yang menilai perbuatan keseluruhan dari organisasi atau bidang-bidang bagaiannya.

h. Pengawasan Operatif
Pengawasan operatif adalah mengukur efesiensi perbuatan dari waktu ke waktu yang ditunjukan pada bidang-bidang yang memerlukan tindakan pembetulan dan perbaikan.

i. Pengawasan Intern 
Kegiatan yang dilakukan oleh orang yang berada dalam organisasi dikenal dengan pengawasan intern atau pengawasan maupun pimpinan orang tersebut.

j. Pengawasan ekstren
Pengawasan ekstren atau disebut juga dengan oengawasan dari masyarakat ataupun dari pejabat pengawasan fungsional diluar organisasi. Pengawasan ekstren merupakan pengawasan yang dilakukan oleh orang-orang yang ada diluar organisasi.

Kriteria Monitoring

Kriteria yang dipakai sebagai dasar monitoring adalah yang berkaitan dengan hal-hal sbb :

a. Estimasi hasil pekerjaaan, sampai seberapa jauh pelaksanaan kegiataan pada saat monitoring dilakukan apakah pelaksanaa tersebut sesuai dengan rencana yang ditetapkan.

b. Estimasi penggunaan dana yang telah dikeluarkan, sampai seberapa besar dana yang telah dialokasikan dan apakah pengeluaran dana tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

c. Estimasi pengeluaran tiap periode kegiatan. Umumnya lama kegiatan ini adalah tiap bulan. Jadi berapa besar pengeluaran tiap bulannya. Dari data ini dapat diliat apakah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana apakah jumlah pengeluaran tersebut sesuai dengan rencana dan apakah jumlah pengeluaran tersebut cukup rasional bila dibandingkan dengan volume pekerjaan.

d. Estimasi penyusutan alat-alat yang dipakai. Sebab besar-kecilnya penyusutan akan mempengaruhi perhitungan kebutuhan biaya.

e. Estimasi efisiensi alokasi sumber daya ; misalnya apakah sumber daya yang telah dilaksanakan dengan efisien atau apakah produktivitas tenaga kerja telah dicapai untuk tujuan efisiensi tersebut.

Cara Pelaksanaan Monitoring

Cara pelaksanaan monitoring dapat dilakukan melalui dua cara yaitu secar langsung dan cara tidak langsung. Kedua cara tersebut dilakukan dengan seperangkat kegiatan monitoring yang sama yaitu kegiatan yang berkaitan dengan mengumpulkan, mencatat, mengolah informasi dan pelaksanaan.

a. Pengamatan Langsung
pengertian pengamatan langsung adalah pengamatan yang dilakukan dengan cara mengamati langsung , dan dapat mengumpulkan secara bebas informasi yang dilakukan.

b. Pengamatan tidak langsung
Cara ini menghendaki petugas monitoring tidak perlu terjun langsung ke lokasi, tetapi penggalian data dilakukan dengan cara mengirim seperangkat daftar isisan unutk diisi oleh orang lain dilokasi penelitian. Cara tidak langsung ini juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan data melalui laporan-laporan yang dibuat oleh pimpinan ( manajer ).

Langkah-langkah Monitoring

Monitoring dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menyusun Rancangan Monitoring
a. Tujuan
b. Sasaran/Aspek yang akan dimonitor
c. Faktor Pendukung dan Penghambat
d. Pendekatan, Teknik, dan Instrumen
e. Waktu dan Jadwal Monitoring
f. Biaya

2. Melaksanakan Monitoring

3. Menyusun dan Melaporkan hasil kepada pihak pengelola/penyelenggaran program.

Perencanaan Monitoring

Perencanaan monitoring meliputi aspek-aspek sebagai berikut:

a. Perumusan tujuan pemantauan, berisi informasi tentang apa yang diinginkan , untuk siapa, dan untuk kepentingan apa.

b. Penetapan sasaran pemantauan, apa yang akan dijadikan sebagai objek pemantauan. Contoh: kesulitan belajar dan jenis-jenis kesalahan konsepsi matematika yang masih dialami para siswa.

c. Penjabaran data yang dibutuhkan pemantauan, penjabaran dari sasaran. Contoh: guru perlu dapat memilah kesalahan karena kecerobohan atau ketidaktelitian dengan kesalah karena kurang memahami makna dan cara penyelesaian soal.

d. Penyiapan metode/alat pemantauan sesuai dengan sifat objek dan sumber atau jenis datanya. Contoh: guru menyiapkan tugas berupa soal yang harus dikerjakan secara mandiri oleh setiap siswa. Kertas atau buku yang berisi pekerjaan siswa akan menjadi sumber data utama. Dari pekerjaan itulah guru akan mengidenifikasi bagian mana dari bahan ajar matematika yang baru saja diajarkan, tetapi masih banyak belum dipahami, jenis kesalahan apa yang pada umumnya masih dilakukan oleh siswa.

e. Perancangan analisis data pemantauan dan pemaknaannya dengan berorientasi pada tujuan pemantauan. Contoh: dalam analisis nantinya akan dilakukan pengelompokan jenis-jenis kesalahan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam memberikan pembelajaran remedial, terutama pada sejumlah siswa yang memang masih mengalami kesulitan memahami pelajaran.

Pemanfaatan Hasil Monitoring

Data yang telah terkumpul dari hasil pemantauan harus secepatnya diolah dan dimaknai sehingga dapat segera diketahui apakah tujuan pelaksanaan program tercapai atau tidak. Pemaknaan hasil pemantauan ini menjadi dasar untuk merumuskan langkah-langkah berikutnya dalam pelaksanaan program. Jika perlu perubahan, perubahan apa dan bagaimana rancangannya. Jika tidak ada hal mendasar yang memerlukan perubahan, mungkin masih dapat pula dirumuskan bagian mana dari rancangan program yang memerlukan perhatian lebih banyak sehingga aspek-aspek program yang sudah baik dapat menjadi lebih baik lagi.